○美浜町特定個人情報等の適正な取扱いに関する管理規程
平成27年12月28日
訓令第4号
目次
第1章 総則(第1条―第3条)
第2章 安全管理措置(第4条―第12条)
第3章 特定個人情報の取扱い(第13条―第17条)
第4章 その他(第18条―第23条)
附則
第1章 総則
(目的)
第1条 この規程は、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)、美浜町個人情報の保護に関する法律施行条例(令和5年美浜町条例第3号。以下「保護条例」という。)、美浜町行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律に基づく個人番号の利用及び特定個人情報の提供に関する条例(平成27年美浜町条例第26号。以下「番号条例」という。)に定めるもののほか、特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(行政機関等・地方公共団体編)(平成26年特定個人情報保護委員会告示第6号。以下「ガイドライン」という。)に基づき、美浜町の保有する特定個人情報について、その適切な管理に必要な事項を定めることにより、町の行政の適正かつ円滑な運営を図り、もって個人の権利利益を保護することを目的とする。
(定義)
第2条 この規程において用いる用語の意義は、番号法、保護条例、番号条例、ガイドライン(以下「関係法令等」という。)及び美浜町情報セキュリティ対策基準(平成25年美浜町訓令第5号。以下「セキュリティポリシー」という。)に定めるところによる。
(事務の範囲)
第3条 町が行う個人番号利用事務は、番号法及び番号条例に規定する事務とし、個人番号関係事務は、番号法に規定する事務とする。
第2章 安全管理措置
(組織体制)
第4条 保有特定個人情報の管理に関する事務を総括するために、総括保護責任者を置き、副町長をもって充てる。
2 総括保護責任者を補佐するため、副総括保護責任者を置き、総務部長をもって充てる。
3 所管する保有特定個人情報を適切に管理するため、番号事務を所管する課に保護責任者を置き、当該課の長をもって充てる。
4 保有特定個人情報の管理の状況について監査するため、監査責任者を置き、総務課長をもって充てる。
(事務取扱担当者)
第5条 番号事務を所管する係に属する職員(非常勤職員、臨時職員及び定年前再任用短時間勤務職員を含む。以下同じ。)を事務取扱担当者とする。
2 事務取扱担当者は、番号法の趣旨に則り、関係法令等及びこの規程に基づき、並びに総括保護責任者、副総括保護責任者及び保護責任者の指示に従い、保有特定個人情報を取り扱わなければならない。
(監督)
第6条 総括保護責任者及び保護責任者は、保有特定個人情報が適正に取り扱われるよう、事務取扱担当者に対し必要かつ適切な監督を行わなければならない。
(教育研修)
第7条 総括保護責任者は、事務取扱担当者に対し、保有特定個人情報の取扱いについて理解を深め、特定個人情報の保護に関する意識の高揚を図るため、啓発その他必要な教育研修を行うものとする。
(法令等違反に対する厳正な対処)
第8条 総括保護責任者は、事務取扱担当者の関係法令等に違反する行為を確認した場合は、地方公務員法(昭和25年法律第261号)及び美浜町職員の懲戒の手続及び効果に関する条例(昭和30年美浜町条例第15号)等に基づき、厳正に対処しなければならない。
(特定個人情報保護評価)
第9条 保護責任者は、特定個人情報保護評価に関する規則(平成26年特定個人情報保護委員会規則第1号)及び特定個人情報保護評価指針(平成26年特定個人情報保護委員会告示第4号)の規定により特定個人情報保護評価が義務付けられている特定個人情報ファイルを保有しようとする場合は、当該特定個人情報ファイルを保有する前に特定個人情報保護評価を実施するものとする。
2 前項の場合において、保護責任者は、個人のプライバシー等の権利利益に影響を与え得る特定個人情報の漏えい等その他の事態を発生させるリスクを軽減するための、特定個人情報保護評価書に記載した全ての措置を講ずるものとする。
(特定個人情報等の取扱状況の記録)
第10条 保護責任者は、特定個人情報ファイルの取扱状況を確認するため、次に掲げる情報を記録し、保存しなければならない。
(1) 特定個人情報ファイルが利用に供される事務の名称
(2) 特定個人情報ファイルが利用に供される事務を所管する部署
(3) 特定個人情報ファイルの名称
(4) 特定個人情報ファイルの利用目的
(5) 特定個人情報ファイルに記録される個人の範囲
(6) 特定個人情報ファイルに記録される項目と収集方法
(取扱区域)
第11条 保護責任者は、情報漏えい等を防止するため、特定個人情報等を取り扱う事務を実施する区域を明確にし、物理的な安全管理措置を講じなければならない。
(セキュリティポリシーへの委任)
第12条 前条に定める物理的な安全管理措置及び特定個人情報の適正な取扱いのために講じる技術的安全管理措置は、セキュリティポリシーの定めるところによる。
第3章 特定個人情報の取扱い
(取得の制限)
第13条 事務取扱者は、第3条に規定する事務を処理するために必要があるときに限り、利用目的をあらかじめ明示した上で、個人番号の提供を求めるものとする。
(1) 本人確認 事務取扱者は、原則として、個人番号カード、運転免許証等の身元確認書類により本人確認を行うものとする。ただし、個人番号関係事務において職員等から個人番号を取得する場合であって、以前に本人確認を行い、本人に相違ないことが明らかであった者については、事務取扱者が当該職員等を知覚し、本人であることを認識することをもって本人確認に代えることができる。
(2) 番号確認 事務取扱者は、個人番号カード、通知カード又は個人番号が記載された住民票の写し若しくは住民票記載事項証明書の提示を求めることにより、番号確認を行うものとする。ただし、これらの書類の提示を受けることが困難であると認められる場合には、これに代えて以下のいずれかの措置をとるものとする。
ア 過去に本人確認を行い取得した個人番号の記録を照合すること。
イ 官公署又は個人番号利用事務実施者若しくは個人番号関係事務実施者から発行又は発給された書類その他これに類する書類であって個人番号利用事務実施者が適当と認めるもの(個人番号及び氏名並びに生年月日又は住所が記載されているものに限る。)の提示を受けること。
(3) 前号に規定する方法により番号確認を行うことが困難であると認められる場合は、法令の定める範囲内において、住民基本台帳ネットワークシステムにより番号確認を行うことができる。
(利用の制限)
第14条 特定個人情報等の利用は、個人番号利用事務等において必要最小限の範囲で行うものとし、保護責任者は、そのために必要な措置を講じなければならない。
2 保護責任者は、事務取扱者に対して、特定個人情報等の利用目的を達成するために必要最小限の範囲で利用権限を付与し、利用権限を有しない者に特定個人情報等を利用させてはならない。
3 事務取扱者は、利用権限を有する場合であっても、業務上の目的以外の目的で特定個人情報等を利用してはならない。
4 個人番号利用事務等を行うために提供を受けた特定個人情報等は、当該事務等以外の事務において利用してはならない。ただし、番号法別表第2の第2欄に掲げる事務を処理するために必要な限度で同表の第4欄に掲げる特定個人情報であって自らが保有するものを利用することができる。
5 事務取扱者は、業務上の目的で特定個人情報等を取り扱う場合であっても、次に掲げる行為については、保護責任者の承認を得た上で行うものとする。
(1) 特定個人情報等の複製
(2) 特定個人情報等の送信
(3) 特定個人情報等の送付又は持ち出し
(4) 前3号に掲げるもののほか特定個人情報等の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為
6 事務取扱者は、事務取扱者以外の者による特定個人情報等の覗き見を防止するため、第11条に規定する取扱区域であって、適当な作業スペースの確保、間仕切りの設置等の措置が講じられた区域内において、個人番号利用事務等を行うものとする。
(保存の制限)
第15条 特定個人情報等が記載された文書は、関係法令及び美浜町文書等取扱規程(昭和44年訓令第4号)に定める期間保存するものとする。
2 特定個人情報等が記載された文書は、施錠可能な場所に保管するものとする。
3 特定個人情報等が記載された電子媒体は、セキュリティポリシーに従い保管するものとする。
4 特定個人情報が電磁的記録による場合は、インターネットに接続された情報通信機器及び端末にその情報を保存してはならない。
(提供の制限)
第16条 特定個人情報等は、関係法令等により認められている場合においてのみ提供することができる。
2 前項の提供に当たっては、厳重な管理方法によって行わなければならない。
(削除又は廃棄の制限)
第17条 特定個人情報等が記録された文書、電子機器及び電子媒体は、関係法令及び美浜町文書等取扱規程により定められた保存期間を超えた場合に削除又は廃棄を行うものとする。
2 特定個人情報等が記録された文書、電子機器及び電子媒体の削除又は廃棄に当たっては、復元できない方法により行うものとする。
3 前項の場合において、外部事業者による機密文書リサイクルサービス又は同等のサービスを利用する場合は、利用後に廃棄の証明書を受領しなければならない。文書、電子機器及び電子媒体の削除又は廃棄を委託する場合も、同様とする。
第4章 その他
(業務の委託等)
第18条 保護責任者は、個人番号利用事務等の全部又は一部を委託する場合は、委託先において、関係法令等に基づき町が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられることを、あらかじめ確認するものとする。
2 保護責任者は、前項の委託業務に関する契約を締結する場合は、契約書に次に掲げる事項を明記し、町が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるよう必要かつ適切な監督を行うものとする。
(1) 秘密保持義務
(2) 事業所内からの特定個人情報の持ち出しの禁止
(3) 特定個人情報の目的外利用の禁止
(4) 再委託に関する条件
(5) 漏えい事案等が発生した場合の委託先の責任
(6) 委託契約終了後の特定個人情報の返却又は廃棄
(7) 特定個人情報を取り扱う従業者の明確化
(8) 従業者に対する監督・教育
(9) 契約内容の遵守状況についての報告
(10) 必要があると認めるときに実地調査を行うことができる規定
3 委託先が委託業務の全部又は一部を再委託しようとする場合は、保護責任者は、委託する個人番号利用事務等において取り扱う特定個人情報の適切な安全管理が図られることを確認した上で諾否を判断するものとする。再委託先が再々委託を行う場合以降も同様とする。
(事案の報告及び再発防止措置)
第19条 事務取扱担当者は、次に掲げる場合は、速やかに当該保有特定個人情報を管理する保護責任者に報告しなければならない。
(1) 情報漏えい等の発生又は兆候を把握した場合
(2) その他安全確保上で問題となる事案が発生した場合
2 前項の規定により報告を受けた場合、保護責任者は、速やかに被害の拡大防止又は復旧等のために必要な措置を講じなければならない。
3 保護責任者は、速やかに事案の発生した経緯、被害状況等を調査し、総括保護責任者及び副総括保護責任者に報告しなければならない。
4 前項の規定により報告を受けた場合、総括保護責任者は、必要に応じ個人情報保護委員会等関係各所に対し速やかに報告しなければならない。
5 総括保護責任者及び副総括保護責任者は、事案の発生した原因を分析し、再発防止のために必要な措置を講じなければならない。
6 総括保護責任者は、事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策等の公表、当該事案に係る本人への対応等の措置を講じなければならない。
(監査)
第20条 監査責任者は、保有特定個人情報の管理の状況等について、定期及び必要に応じて臨時に監査(外部監査を含む。)を行い、その結果を総括保護責任者に報告しなければならない。
(点検)
第21条 保護責任者は、自ら管理責任を有する保有特定個人情報の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期及び必要に応じ随時点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を総括保護責任者に報告しなければならない。
(評価及び見直し)
第22条 総括保護責任者、副総括保護責任者及び保護責任者は、監査又は点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から評価し、必要があると認めるときは、この規程等について、見直し等の必要な措置を講じなければならない。
(委任)
第23条 この規程に定めるものほか、必要な事項は、町長が別に定める。
附則
(施行期日)
1 この規程は、平成28年1月1日から施行する。
(経過措置)
2 第10条に規定する記録は、当分の間、保護条例第14条第1項に規定する個人情報取扱事務登録簿をもってこれに変える。
附則(令和5年3月27日訓令第4号)
(施行期日)
1 この規程は、令和5年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 暫定再任用職員(地方公務員法の一部を改正する法律(令和3年法律第63号)附則第9条第2項に規定する暫定再任用職員をいう。)は、この規程による改正後の美浜町特定個人情報等の適正な取扱いに関する管理規程(平成27年美浜町訓令第4号。以下この項において「新規程」という。)第5条の規定に定める定年前再任用短時間勤務職員とみなして、新規程を適用する。